Cách xây dựng lòng tin nơi làm việc với nhân viên

Lòng tin là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, mức độ gắn kết và cam kết của nhân viên. 18% số người được hỏi cho biết họ không tin tưởng sếp của mình và 49% người lao động khẳng định họ đã nghỉ việc vì mối quan hệ công việc không tốt với sếp. Bên cạnh đó, 45% nhân viên cho rằng việc thiếu tin tưởng vào ban lãnh đạo là vấn đề lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ.

1. Giao tiếp minh bạch

Lòng tin khó hình thành khi nhân viên thiếu thông tin hoặc thường xuyên phải suy đoán về các quyết định của lãnh đạo. Sự im lặng kéo dài dễ tạo ra tin đồn, lo lắng và những cách diễn giải thiếu chính xác.

Lãnh đạo cần chủ động chia sẻ mục tiêu, ưu tiên, lý do đằng sau quyết định và những thay đổi có thể ảnh hưởng đến đội ngũ. Minh bạch không có nghĩa mọi thông tin đều phải được công bố. Điều quan trọng là nhân viên hiểu được điều gì đang diễn ra, vì sao tổ chức lựa chọn hướng đi đó và vai trò của họ trong bức tranh chung. Khi chưa thể cung cấp đầy đủ thông tin, lãnh đạo cũng nên nói rõ giới hạn hiện tại thay vì để nhân viên tự tìm câu trả lời.

2. Thể hiện tính nhất quán

Nhân viên thường đánh giá mức độ đáng tin cậy của lãnh đạo qua sự nhất quán giữa lời nói và hành động. Nếu lãnh đạo đề cao sự thẳng thắn nhưng phản ứng tiêu cực khi nhận ý kiến trái chiều, nhân viên sẽ nhanh chóng nhận ra sự mâu thuẫn. Tương tự, những lời hứa không được thực hiện hoặc các nguyên tắc thay đổi tùy theo từng người có thể làm suy giảm lòng tin.

Tính nhất quán thể hiện qua việc:

Thực hiện đúng cam kết;
Áp dụng nguyên tắc đồng đều;
Giữ thái độ ổn định khi chịu áp lực;
Giải thích rõ khi cần thay đổi quyết định;
Thừa nhận khi bản thân chưa làm đúng điều đã nói.

3. Xây dựng văn hóa trách nhiệm

Lòng tin không thể duy trì trong một môi trường nơi trách nhiệm không rõ ràng, sai sót bị che giấu hoặc một số cá nhân thường xuyên không thực hiện đúng cam kết mà không chịu trách nhiệm. Lãnh đạo cần xác định rõ mục tiêu, vai trò, quyền hạn và tiêu chuẩn kết quả. Khi có vấn đề xảy ra, cuộc trao đổi nên tập trung vào nguyên nhân, trách nhiệm và phương án cải thiện thay vì tìm người để đổ lỗi.

Văn hóa trách nhiệm cũng bắt đầu từ chính người lãnh đạo. Việc thừa nhận sai sót, sửa chữa quyết định và chịu trách nhiệm với kết quả sẽ tạo ra một chuẩn mực mạnh mẽ cho đội ngũ.

Trách nhiệm và lòng tin cần được phát triển song song. Tin tưởng không có nghĩa bỏ qua việc kiểm soát kết quả; trách nhiệm cũng không đồng nghĩa với giám sát quá mức.

4. Xây dựng văn hóa hòa nhập

Nhân viên khó có thể tin tưởng tổ chức nếu họ cảm thấy tiếng nói, hoàn cảnh hoặc bản sắc của mình không được tôn trọng. Một môi trường hòa nhập giúp mỗi người cảm thấy mình được nhìn thấy, được lắng nghe và có cơ hội đóng góp. Lãnh đạo cần tạo điều kiện để các quan điểm khác nhau xuất hiện trong thảo luận, đặc biệt là ý kiến của những người ít lên tiếng hoặc không thuộc nhóm có ảnh hưởng lớn. Khi sự khác biệt được đón nhận, nhân viên sẽ tự tin hơn trong việc thể hiện quan điểm và đóng góp năng lực của mình.

Điều này có thể được thực hiện bằng cách:

Mời nhiều thành viên tham gia vào quá trình ra quyết định;
Chủ động tìm kiếm góc nhìn khác biệt;
Tránh để một số cá nhân chi phối mọi cuộc thảo luận;
Bảo đảm cơ hội phát triển được phân bổ hợp lý;
Xử lý những hành vi thiếu tôn trọng một cách kịp thời.

5. Lắng nghe và tôn trọng người khác

Lắng nghe là một trong những biểu hiện rõ nhất cho thấy người lãnh đạo trân trọng nhân viên. Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi sự hiện diện, tập trung và mong muốn hiểu vấn đề từ góc nhìn của người đối diện. Thay vì chuẩn bị câu trả lời trong khi nhân viên đang nói, lãnh đạo cần đặt câu hỏi, xác nhận lại điều đã nghe và tìm hiểu những mối quan tâm phía sau vấn đề.

Sự tôn trọng còn thể hiện qua cách lãnh đạo phản hồi. Ngay cả khi không đồng ý, người lãnh đạo vẫn có thể ghi nhận quan điểm, giải thích quyết định và duy trì cuộc trao đổi mang tính xây dựng.

Nhân viên có thể chấp nhận việc đề xuất của mình không được lựa chọn. Điều khiến họ mất lòng tin thường là cảm giác ý kiến chưa từng được xem xét nghiêm túc.

6. Công bằng và khách quan

Cảm nhận về sự thiên vị là một trong những yếu tố có thể làm suy giảm lòng tin nhanh chóng. Lãnh đạo cần đưa ra quyết định dựa trên tiêu chí rõ ràng, dữ liệu phù hợp và yêu cầu thực tế của công việc. Những quyết định liên quan đến đánh giá hiệu suất, ghi nhận, phân bổ cơ hội hoặc phát triển nhân sự cần được giải thích minh bạch.

Công bằng không có nghĩa mọi nhân viên đều nhận được cách hỗ trợ giống nhau. Mỗi người có thể cần mức độ định hướng, phản hồi hoặc nguồn lực khác nhau. Tuy nhiên, nguyên tắc và tiêu chuẩn ra quyết định phải nhất quán. Khi nhân viên hiểu cách quyết định được đưa ra, họ có khả năng chấp nhận kết quả tốt hơn, kể cả khi kết quả đó chưa hoàn toàn đúng với mong đợi cá nhân.

7. Ghi nhận và trân trọng đóng góp

Nhân viên cần biết những nỗ lực của mình được nhìn nhận và có ý nghĩa đối với mục tiêu chung. Sự ghi nhận hiệu quả nên cụ thể, kịp thời và gắn với hành vi hoặc kết quả thực tế. Thay vì chỉ nói “Bạn đã làm rất tốt”, lãnh đạo có thể nêu rõ đóng góp nào đã tạo ra tác động và vì sao điều đó quan trọng.

Ghi nhận cũng cần phù hợp với từng người. Một số nhân viên cảm thấy được trân trọng khi được tuyên dương trước đội nhóm; những người khác có thể đánh giá cao một cuộc trao đổi riêng hoặc cơ hội đảm nhận trách nhiệm mới. Khi sự ghi nhận trở thành một phần tự nhiên trong văn hóa làm việc, nhân viên sẽ cảm nhận rõ hơn giá trị của mình và sẵn sàng tiếp tục đóng góp.

8. Khuyến khích phản hồi hai chiều

Lòng tin không thể được xây dựng khi phản hồi chỉ diễn ra theo một hướng từ lãnh đạo xuống nhân viên. Người lãnh đạo đáng tin cậy cần sẵn sàng hỏi nhân viên về cách mình đang lãnh đạo, những trở ngại đội ngũ đang gặp phải và điều gì cần được cải thiện. Quan trọng hơn, họ cần phản hồi tích cực khi nhân viên chia sẻ ý kiến chân thành.

Nếu lãnh đạo yêu cầu phản hồi nhưng thường xuyên phòng thủ, bác bỏ hoặc gây bất lợi cho người góp ý, nhân viên sẽ nhanh chóng lựa chọn im lặng. Để thúc đẩy phản hồi hai chiều, lãnh đạo có thể thường xuyên đặt những câu hỏi như:

Tôi có thể hỗ trợ bạn tốt hơn bằng cách nào?
Điều gì đang cản trở đội ngũ hoàn thành mục tiêu?
Có vấn đề nào chúng ta đang tránh đề cập?
Tôi nên tiếp tục, dừng lại hoặc thay đổi điều gì?
Bạn cần thêm sự định hướng hay quyền tự chủ ở đâu?

Sau khi tiếp nhận phản hồi, lãnh đạo nên cho đội ngũ biết điều gì sẽ được điều chỉnh và điều gì chưa thể thực hiện.

9. Trao quyền và tạo sự tự chủ

Trao quyền là một cách rõ ràng để lãnh đạo thể hiện sự tin tưởng vào năng lực và khả năng ra quyết định của nhân viên. Tuy nhiên, trao quyền không có nghĩa là giao việc rồi để nhân viên tự tìm cách xử lý. Để sự tự chủ mang lại hiệu quả, lãnh đạo cần thống nhất rõ mục tiêu, phạm vi trách nhiệm, quyền quyết định, nguồn lực cần thiết và cách thức hỗ trợ khi phát sinh khó khăn.

Khi nhân viên đã có đủ năng lực và kinh nghiệm, việc lãnh đạo tiếp tục can thiệp quá sâu vào từng chi tiết có thể khiến họ cảm thấy mình chưa thực sự được tin tưởng. Ngược lại, nếu trao quyền khi nhân viên chưa sẵn sàng, họ có thể rơi vào trạng thái thiếu định hướng, dễ mắc sai sót và mất dần sự tự tin.

10. Xây dựng văn hóa an toàn tâm lý

An toàn tâm lý là trạng thái nhân viên cảm thấy có thể đặt câu hỏi, thừa nhận sai sót, nêu rủi ro và chia sẻ quan điểm mà không lo bị phán xét hay đối xử thiếu công bằng. Lãnh đạo có vai trò quyết định trong việc hình thành môi trường này. Cách người lãnh đạo phản ứng khi nghe tin xấu, nhận ý kiến trái chiều hoặc chứng kiến một sai sót sẽ gửi đi tín hiệu mạnh mẽ hơn bất kỳ tuyên bố nào về văn hóa.

Để củng cố an toàn tâm lý, lãnh đạo cần:

Khuyến khích nhân viên nêu vấn đề sớm;
Phân biệt giữa sai sót do học hỏi và hành vi thiếu trách nhiệm;
Tập trung vào bài học và phương án cải thiện;
Thừa nhận giới hạn trong hiểu biết của bản thân;
Chủ động mời gọi ý kiến phản biện;
Bảo vệ những người dám lên tiếng có trách nhiệm.

11. Nuôi dưỡng sự đồng cảm

Đồng cảm giúp lãnh đạo nhìn nhận vấn đề từ góc độ của nhân viên, hiểu rõ hơn cảm xúc, nhu cầu và những khó khăn họ đang đối mặt trước khi đưa ra phản hồi hoặc quyết định. Tuy nhiên, đồng cảm không có nghĩa là luôn đồng ý với nhân viên hay hạ thấp các tiêu chuẩn về hiệu suất. Ngược lại, sự thấu hiểu giúp lãnh đạo lựa chọn cách giao tiếp, định hướng và hỗ trợ phù hợp hơn, đồng thời vẫn giữ được kỳ vọng rõ ràng đối với kết quả công việc.

Một người lãnh đạo có sự đồng cảm thường tự đặt ra những câu hỏi như:

Nhân viên đang nhìn nhận tình huống này như thế nào?
Điều gì có thể khiến họ lo lắng, áp lực hoặc mất động lực?
Họ đang thiếu năng lực, sự tự tin hay nguồn lực cần thiết?
Tôi có thể hỗ trợ họ tốt hơn mà vẫn bảo đảm kết quả công việc như thế nào?

Khi nhân viên cảm nhận được sự quan tâm chân thành và biết rằng những khó khăn của mình được lắng nghe nghiêm túc, họ sẽ dễ cởi mở, hợp tác và gắn kết hơn với lãnh đạo. Đây cũng là một trong những nền tảng quan trọng để củng cố lòng tin trong mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên.

Hãy kết nối ngay với Blanchard Vietnam để khám phá các giải pháp phù hợp, giúp lãnh đạo phát triển những hành vi đáng tin cậy, củng cố mối quan hệ với nhân viên và xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, chủ động và hiệu suất cao.